Recomendaciones para el registro de huéspedes de tu apartamento turístico

Si tienes un apartamento turístico es normal que a lo largo del año pasen muchas personas por el mismo, por lo que hay que cuidar el registro de huéspedes. En este artículo veremos qué obligaciones legales hay, cómo cumplirlas y recomendaciones importantes.

Qué obligaciones legales hay en el registro de huéspedes en un apartamento turístico

La Ley de Protección de la Seguridad Ciudadana, en su artículo 25 apartado 1, establece lo siguiente:

Las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje (...), quedarán sujetas a las obligaciones de registro documental e información en los términos que establezcan las disposiciones aplicables.

Concretamente, las obligaciones que tendrán que cumplir los alojamientos turísticos son las siguientes:

• Rellenar un parte de entrada de cada visitante en el check-in, que puede ser manual o electrónico, pero tiene que ir firmado por el viajero.
• Contar con un libro-registro de viajeros del apartamento turístico que recopile todos los partes de entrada correlativos y en orden con un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500 hojas.
• Dicho libro podrá ser consultado en cualquier momento por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y deberá conservarse por tres años desde la fecha de la última hoja.
• La información debe comunicarse a las dependencias policiales con la presentación física, por correo ordinario, por fax o por medios electrónicos. Se tienen que presentar dos copias, una para la policía y otra (sellada por la policía) para el establecimiento.
• La información sobre cada viajero tiene que comunicarse en las 24 horas siguientes a su entrada en el alojamiento turístico.

Qué contenido debe constar en el parte de entrada de viajeros

Todo parte de entrada de viajeros tiene que tener lo siguiente:

• Número de parte
• Datos del establecimiento:
  • Número de NIF
  • Nombre del establecimiento
  • Municipio
  • Provincia
• Sello del establecimiento
• Datos del viajero:
  • Número de documento nacional de identidad
  • Tipo de documento
  • Fecha de expedición
  • Primer apellido
  • Segundo apellido
  • Nombre
  • Sexo
  • Fecha de nacimiento
  • País de nacionalidad
  • Fecha de entrada
• Fecha del parte y firma del viajero

En este enlace te dejamos un modelo de parte de entrada de viajeros oficial.

Aspectos importantes a la hora de hacer el check-in de viajeros

Aparte de las obligaciones legales también hay que considerar ciertos puntos al realizar el check-in:

• Verificar el estado del apartamento: aunque se haya hecho una limpieza a fondo, es importante echar un último vistazo para que todo esté perfecto.
• Dejar algún detalle para recibir a los clientes: pueden ser unos caramelos, bombones, flores, una tarjeta de bienvenida, etc.
• Acordar la hora de llegada: es importante contactar con el cliente con tiempo para poder preparar el recibimiento y la documentación necesaria para que el check-in sea rápido.
• Cuidar las formas: si se recibe personalmente al cliente, es vital transmitir buena presencia, tratarle de usted, prestar atención cuando hable, estar atento a sus costumbres, ofrecer ayuda con las maletas, preguntar sobre el viaje...
• Utilizar un check-in electrónico: es una manera cómoda y rápida de gestionar la entrada en el apartamento turístico. Se puede instalar una cerradura que se abra con el móvil con una clave y un parte de registro que se pueda firmar electrónicamente.
• Dar información: hay que ser proactivo y enviar a los huéspedes indicaciones sobre cómo llegar al alojamiento, qué transportes se pueden utilizar y su precio, un pequeño mapa con indicaciones. Una vez hayan llegado se puede informar sobre las normas de la casa, el funcionamiento de televisión y electrodomésticos, dónde encontrar mantas, toallas, sábanas, papel higiénico, etc.
• Contratar a una empresa de gestión de apartamentos turísticos: profesionales como Hosticasa dan un servicio integral que incluye aspectos importantes como el anuncio del apartamento, la limpieza, la decoración, las fotos y la gestión de reservas...

Como habrás podido ver, una buena experiencia comienza con el registro de huéspedes y el check-in son esenciales para cumplir con la ley y para que los clientes se lleven una buena impresión, repitan y recomienden el alquiler vacacional.